Weitergabe personenbezogener Daten

Aufgrund einiger Nachfragen möchten wir an dieser Stelle einen kurzen Hinweis zum Thema „Auskünfte über personenbezogene Daten am Telefon oder per E-Mail“ geben:

Eine Anfrage nach Daten zu einer Person (personenbezogenen Daten) darf grundsätzlich nicht am Telefon beantwortet werden. Eine Ausnahme besteht, wenn die Identität der anrufenden Person zweifelsfrei feststeht (bekannte Person, Stimme erkannt UND richtige dienstliche Telefonnummer der anrufenden Person). Der Anruf ist in jedem Falle zu dokumentieren.
Bestehen Zweifel, ist eine Bestätigung der Anfrage durch eine E-Mail des Anrufenden von der für die elektronische Korrespondenz in der Verpflichtungserklärung benannten E-Mail-Adresse (in der Regel eine uni-goettingen.de-Adresse) erforderlich.

Auskünfte dürfen ebenfalls nur an die für die elektronische Korrespondenz in der Verpflichtungserklärung benannten E-Mail-Adresse gehen.

Umgekehrt dürfen Anfragen nach personenbezogenen Daten aus E-Mails ebenfalls nur dann beantwortet werden, wenn die*der Absender*in für Frage und Antwort die für die elektronische Korrespondenz in der Verpflichtungserklärung benannte E-Mail-Adresse verwendet.

In keinem Fall dürfen Angaben über Dritte gemacht werden, sofern die anfragende Person sie nicht im Rahmen ihrer Dienstaufgabe benötigt.