Grundsätzlich gilt bei jeder Auslandstätigkeit (Dienstreisen/Entsendung) in einem anderen EU-Staat (oder in Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) die Pflicht zur Vorlage einer A1-Bescheinigung, damit eine Doppelverbeitragung in der Sozialversicherung vermieden wird. Die Vorlage der A1-Bescheinigung ist auch bei kurzen Entsendungen bzw. stundenweisen Aufenthalten (selbst kurzes Tanken während der Dienstzeit) zwingend erforderlich. Andernfalls können bei Kontrollen Probleme und Geldstrafen für die Beschäftigten und die Universität drohen.
Diese rechtliche Grundlage gilt bereits seit langem und hat sich nicht geändert, lediglich wird nun das bisherige Papierverfahren ab 01.01.2019 durch ein maschinelles Antragsverfahren abgelöst. Eine Ausnahme bilden hier die Beamten, für die weiterhin das Antragsverfahren in Papierform erfolgen muss.
In jedem Fall sollte die Personalabteilung frühzeitig im Vorfeld einer geplanten Dienstreise ins Ausland vom Beschäftigten informiert werden, damit die erforderliche Beantragung der A1-Bescheinigung vom zuständigen Nettosachbearbeiter schnellstmöglich vorgenommen werden kann. Aufgrund der Mitteilung von relevanten Daten des Beschäftigten für die Auslandstätigkeit wird gerade daran gearbeitet zeitnah einen Workflow für die Beantragung einer A1-Bescheinigung zu erstellen, damit die Bearbeitung einfacher und zudem kurzfristig erfolgen kann.
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass für die Beschäftigten in den vorstehend genannten Fällen die zustehende Absicherung durch eine A1-Bescheinigung vor Antritt der Reise zu beantragen und auszuhändigen ist.
