Zentrale Reisekostenstelle – „Zahlung von Reisekostenpauschalen“

Die Zahlung von Reisekostenpauschalen ist in der Niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO) nicht vorgesehen. Für die Reisekostenvergütung an Bedienstete gilt das Erstattungsprinzip und es sind entsprechende Belege vorzulegen. Eine Ausnahme hiervon ist nur möglich, wenn die Dienstreise aus Drittmitteln finanziert wird, also über eine SAP-Auftragsnummer, und der Drittmittelgeber die Zahlung einer Reisekostenpauschale ausdrücklich (in der Bewilligung bzw. den Anlagen zur Bewilligung) vorschreibt. Bitte beachten: Zuschüsse aus Drittmitteln („bis zur Höhe von..“, „max. …€“) sind keine Reisekostenpauschalen!

Reisekostenpauschalen sind häufig bei DAAD-Förderungen vorgesehen. Der Reisekostenabrechnung ist dann eine Kopie der Bewilligung und ggf. weitere Dokumente beizulegen, aus denen die Höhe der Pauschale eindeutig hervorgeht bzw. müssen eindeutig markiert werden. Alle Reisekostenbelege (Hotel, Bahn, Nebenkosten, etc. ) müssen weiterhin mit eingereicht werden. Die Reisekostenpauschale ist steuerfrei auszahlbar, wenn die tatsächlich entstandenen Kosten die Reisekostenpauschale übersteigen. Die Reisekostenstellen müssen dies prüfen. Die Buchung erfolgt auf den Sachkonten 685241 (Pauschale RK lohnsteuerfrei) und 685242 (Pauschale RK lohnsteuerpflichtig).

Reisekostenpauschalen an Nicht-Bedienstete können ebenfalls nur dann ausgezahlt werden, wenn dies vom Drittmittelgeber vorgeschrieben wird. Die Buchung erfolgt auf dem Sachkonto 685240. Eine lohnsteuerrechtliche Erfassung erfolgt nicht, da kein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität vorliegt.

 

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Kunze, Zentrale Reisekostenstelle, Tel. 24795 zur Verfügung.